Cap Orga – Assistant·e polyvalent.e – administratif, formation et projets (DO)

Missions principales

1- Assurer la gestion administrative courante et la fiabilité des informations

• Traiter les flux administratifs du périmètre, orienter les demandes et assurer les relances et suivis nécessaires.

• Organiser le classement, l’archivage et la traçabilité des documents et données, et tenir à jour les bases et espaces partagés.

• Alimenter le CRM (edeal) et les autres outils internes (Gaspar, Mona…) selon les besoins de l’activité.

2- Organiser les réunions, les instances et les événements

• Aider à la préparation et à l’organisation logistique des réunions, instances et événements.

• Gérer les aspects administratifs et logistiques liés aux intervenants et participants et assurer le suivi des décisions, actions et échéances.

3- Suivre les actes de gestion courante, les achats et la facturation

• Préparer et suivre les demandes d’achat, bons de commande, prestations fournisseurs, frais, missions et déplacements relevant du périmètre.

• Vérifier la complétude des pièces, contribuer au suivi de la facturation et assurer l’interface avec les fonctions support, en signalant les anomalies ou blocages.

4- Appuyer le suivi administratif et opérationnel des projets

• Suivre les conventions et engagements des projets : échéances, livrables, jalons, versements et pièces justificatives ; tenir à jour les tableaux de suivi et de reporting.

• Contribuer à la mise en place et administrer les espaces projets

• Renseigner les outils internes nécessaires au suivi de l’activité.

5- Assurer la gestion opérationnelle et administrative de la formation

• Planifier, organiser et suivre les sessions de formation, de leur programmation à leur clôture administrative.

• Gérer les inscriptions et les pièces requises : convocations, conventions, émargements, attestations et autres documents nécessaires.

• Coordonner la logistique des sessions en présentiel ou à distance et assurer le suivi administratif des formateurs, intervenants et prestataires mobilisés.

6- Assurer la gestion administrative de l’offre, des ventes et des webinaires

• Préparer et suivre les actes liés à l’offre et aux ventes : devis, conventions, commandes, facturation, règlements et pièces justificatives, en lien avec les fonctions support.

• Organiser et suivre les webinaires : programmation, inscriptions, coordination des intervenants, appui technique et mise à disposition des supports.

• Tenir à jour les données clients, ventes et activité, assurer leur traçabilité et contribuer au reporting du département ou de l’entité.

7- Contribuer à la qualité graphique des documents

• Assurer la mise en forme, la mise en page, la PAO et la finalisation de documents et supports, dans le respect des gabarits et chartes applicables.

8- Faciliter la circulation de l’information et le reporting

• Consolider les tableaux de bord, indicateurs et données de suivi afin de produire une information fiable, structurée et exploitable par les responsables et équipes.

• Organiser la mise à disposition des documents et informations dans les espaces partagés et faciliter les interfaces avec les fonctions d’appui, les Aract et les autres contributeurs. 

• Renseigner les outils de suivi de l’activité et rendre compte de l’avancement de ses projets, productions et objectifs.

Environnement de l'emploi et relations hiérarchiques et fonctionnelles

Relation hiérarchique

L’assistant·e polyvalent·e est placé·e sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable du Département Offre. Une animation transversale peut, selon l’organisation retenue, coordonner les activités mutualisées et harmoniser les pratiques.

Relations fonctionnelles

En interne, il/elle travaille avec les chargé·e·s de mission du Département, les autres fonctions d’appui, les fonctions support et les Aract.

En externe, selon les activités confiées, il/elle est en relation avec les partenaires, clients et bénéficiaires, intervenants et formateurs, prestataires, fournisseurs et participants aux actions organisées.

Déplacements

Le poste, basé au siège à Lyon, peut nécessiter des déplacements ponctuels sur le territoire.